Skuteczna wysyłka e-dokumentów
Dokumenty elektroniczne, inaczej e-dokumenty, to każda treść przechowywana w formie elektronicznej. Tyczy się to w szczególności tekstu, nagrania dźwiękowego, wizualnego albo audiowizualnego. Biorąc pod uwagę inną definicję, za dokument elektroniczny uznaje się stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych, które są uporządkowane w strukturze wewnętrznej oraz zapisane na elektronicznym nośniku danych. Obejmuje więc utrwalone na nośniku pliki w formie elektronicznej, które zawierają treść o dowolnej formie.
Wysyłamy e-dokumenty do kontrahentów
W przypadku szyfrowania wiadomości, mamy pewność, że tylko osoba uprawniona się z nimi może zapoznać. W takim ryzyko przejęcia danych oraz ich odczytania przez niepowołane osoby jest niewielkie, ponieważ konieczne byłyby posiadanie odpowiedniego klucza deszyfrującego. Plusem tego rozwiązania jest fakt, że osoba odbiorca wiadomości nie musi posiadać programu do odszyfrowywania danych, ponieważ system operacyjny potrafi takie pliki odczytywać, pod warunkiem posiadania właściwego hasła. Samo hasło powinno być przekazywane odbiorcy innym i także bezpiecznym kanałem komunikacji w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko jego przejęcia. Jest to łatwa do przeprowadzenia metoda szyfrowania, jednak może wymagać wdrażania specjalnych procedur, zarówno po stronie nadawcy, jak i po stronie odbiorcy. Znaczenie będzie miała bezpieczna wysyłka e-dokumentu. Innym sposobem na zabezpieczenie przesyłanych wiadomości jest zaszyfrowanie całego kanału komunikacji. W takim wypadku nawet jeżeli dojdzie do przejęcia danych, to wciąż będzie niemożliwe ich odczytanie. Problem może jednak stanowić konieczność stosowania tych samych serwerów pocztowych, które standardowo wykorzystują podobne techniki szyfrowania. Sprawdzi się taka metoda zwłaszcza w przypadku przesyłania danych szczególnie wrażliwych w obrębie jednej firmy, natomiast w odniesieniu do zewnętrznych odbiorców niekoniecznie.
W przypadku komunikowania się drogą elektroniczną, istnieje duże ryzyko podszywania się pod inną osobę albo firmę. Odbiorca, który czyta wiadomość może widzieć w polu nadawcy prawidłowy adres instytucji, natomiast rzeczywisty, czyli nieprawdziwy adres pozostanie niewidoczny dla użytkownika. Dlatego zalecane jest wtedy zastosowanie certyfikatu elektronicznego, który nie tylko potwierdza tożsamość nadawcy, ale równocześnie odpowiada za szyfrowanie wiadomości i jest rozwiązaniem bardzo efektywnym pod względem bezpieczeństwa.